Der Sachbearbeiter

Was macht ein Sachbearbeiter? Hinter dieser Stellenbeschreibung kann sich eine Vielzahl an Fachgebieten verbergen. Grob gesagt, ist ein Sachbearbeiter ein Spezialist für eine ganz bestimmte Fragestellung. Seine Aufgabe ist es, einen Vorgang administrativ zu begleiten, bis er an eine andere Abteilung weitergegeben werden kann.

Als Sachbearbeiter sind Qualifikation und Konzentrationsfähigkeit ein Muss.

Häufig gestellte Fragen zum Sachbearbeiter 

Aufgaben als Sachbearbeiter

Der Sachbearbeiter ist für das korrekte Abarbeiten eines Verwaltungsprozesses zuständig. Dabei muss der Sachverhalt termingerecht, vollständig und korrekt bearbeitet werden. Das wichtigste hierfür ist, dass sich der Sachbearbeiter zuverlässig an die Vorgaben hält. Er kann Vorschläge zur Verbesserung und Effizienzsteigerung machen. Selbstständig Prozesse ändern, ohne dabei seine Vorgesetzten zu informieren, darf er hingegen nicht.

Präzision, Konzentrationsfähigkeit und eine gewisse «Erbsenzähler-Mentalität» ist für den Sachbearbeiter unverzichtbar. Er ist häufig alleine oder nur von wenigen Kollegen umgeben, die aber ebenfalls Sachbearbeiter sind. Das schränkt seinen Kontakt zur «Außenwelt» etwas ein.

Voraussetzungen

Drei Aspekte sind für einen Sachbearbeiter ganz wichtig: Termintreue, Genauigkeit und Qualitätsbewusstsein. Ein Sachbearbeiter arbeitet häufig in kleineren Teams und ist somit auch immer wieder auf sich alleine gestellt. Es geht als Sachbearbeiter darum, Anweisungen auszuführen und sich gegen immer wieder wiederholende Aufgaben nicht zu sträuben.

Business Development Manager: Ausbildung & Studium

Darüber hinaus gibt es zahlreiche Möglichkeiten des nebenberuflichen Erwerbs der Qualifikation zum Verwaltungsfachwirt. Die klassischen Bildungsträger wie ILS bieten immer entsprechende Kurse an. Strebst du eine Beamtenlaufbahn an, hat der Bund für dich zahlreiche Bildungsangebote und Ausbildungsstellen im Angebot. Wirklich clever bist du aber, wenn du dich für ein Duales Studium entscheidest.

Damit lernst du nicht nur die Wissensvermittlung und die praktische Anwendung in einem Zug. Darüber hinaus hast du schon vom ersten Tag an ein Einkommen und nach dem erfolgreichen Studium eine Jobgarantie für mindestens zwei Jahre. Neben dem reinen Verwaltungsfachwirt eignen sich auch folgende Studiengänge für eine Karriere als Sachbearbeiter:

• Allgemeine Betriebswirtschaftslehre
• Volkswirtschaftslehre
• Gewerblich-Technische Ingenieursstudiengänge
• Sozialwissenschaftliche Studiengänge
• Rechtswissenschaften

Wegen der Vielfalt an Sachthemen ist es natürlich schwierig, allgemeingültige Ausbildungsinhalte zu definieren. Als ausgebildeter Verwaltungsfachwirt bist du besonders universell einsetzbar. Als Ingenieur, Betriebswirt, Jurist oder Sozialpädagoge kommen für dich aber eher nur die Sachgebiete in Frage, die sich mit deiner Vorqualifikation decken. Entscheidest du dich aber von Beginn an für die Ausbildung zum Verwaltungsfachwirt, kommen folgende Lehrinhalte auf dich zu:

• Allgemeines Verwaltungsrecht
• Privatrecht
• Kommunalrecht
• Staatsrecht
• Arbeits- und Dienstrecht
• Personalmanagement

• Betriebswirtschaftslehre
• Volkswirtschaftslehre
• Finanzwirtschaft
• Controlling
• Psychologie

Sachbearbeiter: Einstieg

Der Sachbearbeiter ist die klassische Einstiegsaufgabe für Akademiker und kaufmännisch ausgebildete Berufsneulinge. Jeder, der administrativ in einem Unternehmen Karriere machen möchte, muss zunächst seine Fähigkeiten als zuverlässiger, termintreuer und gewissenhafter Sachbearbeiter unter Beweis stellen. Erst danach kannst du damit rechnen, mit kreativen Aufgaben und höherer Verantwortung betraut zu werden.

Ein Sachbearbeiter hat zwar auch schon eine große Verantwortung, ist aber in ihrer Ausführung auf die gegebenen Vorgaben angewiesen. Darum ist der relativ unspezifisch definierte Sachbearbeiter häufig ein Sammelbecken für Quereinsteiger. Jedoch: Ohne eine allgemeine Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten wirst du dich immer nur als Sachbearbeiter auf Aufgaben bewerben können, die deiner Vorbildung entsprechen.

Hilfreiche Soft Skills als Sachbearbeiter

Ein Hang zum genauen, präzisen und termingerechten Abarbeiten von gegebenen Aufgabenstellungen ist für die Arbeit als Sachbearbeiter unverzichtbar. Du musst Spaß am strukturierten Arbeiten haben. Auch wenn du große Karrierepläne hast, musst du die Geduld aufbringen, dein Tagesgeschäft stets korrekt abwickeln zu wollen. Das fällt manchen auf kreative Entfaltung ausgelegten Arbeitnehmern sehr schwer.

Darüber hinaus musst du mit deinen Kollegen zurechtkommen können. Als Sachbearbeiter sitzt du meist in einem Büro, zusammen mit anderen Sachbearbeitern. Das kann bedeuten, dass du mit vier bis zu fünfzig anderen Mitarbeitern in einem Raum sitzt. Disziplin, ruhiges und leises Arbeiten bei gleichzeitiger Konzentration unter manchmal lauten Bedingungen sind hier ebenfalls sehr wichtig. Zusammengefasst brauchst du als Sachbearbeiter folgende Soft Skills:

• Spaß am strukturiertem Arbeiten
• Präzision
• Termintreue
• Tiefgehendes Verständnis um den jeweiligen Sachverhalt

• Interesse an den Aufgaben
• Geduld und Kommunikationsfähigkeit mit Kollegen
• Freundliches aber selbstbewusstes Auftreten
• Durchsetzungsfähigkeit

Branchen & Bereiche

Es ist relativ müßig, alle Bereiche aufzuführen, bei denen Sachbearbeiter benötigt werden. Die Antwort lautet hier ganz einfach: In jeder Verwaltung und jedem größeren Unternehmen sind eine Vielzahl an Sachbearbeiter beschäftigt. Grob gesagt, lassen sich folgende Bereiche benennen, bei denen sehr viele Sachbearbeiter benötigt werden:

Sachbearbeiter: Das Gehalt

Der Sachbearbeiter sammelt Informationen, verarbeitet sie und leitet sie weiter. Dabei besetzt jeder Sachbearbeiter eine Stelle in einer Kette von Informationsstellen. Diese Kette ist hierarchisch organisiert. Am Anfang sind die Informationen relativ leicht zugänglich und ebenso einfach zu verarbeiten.

Am Ende der Kette sind Informationen verfügbar, die für das planerische Management eines Unternehmens unverzichtbar sind. Daraus folgt, dass die Verantwortung mit dem Durchlauf der Informationen steigt – und damit die notwendige Qualifikation und entsprechend auch das Gehalt.

Können am Anfang dieser Kette die Informationen noch von Sachbearbeitern verarbeitet werden, die nur eine kaufmännische Ausbildung haben, sieht es am anderen Ende der Kette schon ganz anders aus. Hier sitzen Betriebswirte, Juristen oder Ingenieure, die zwingend auf die Korrektheit der Informationen angewiesen sind. Das Gehalt steigt deshalb mit dem Grad der Verantwortung, das ein einzelner Sachbearbeiter zu tragen hat.

Grob gesagt, kann ein Berufseinsteiger mit einem Jahresgehalt von knapp 30.000 CHF rechnen. Um wirklich auf der Karriereleiter und damit im Gehalt weiter zu kommen, sind aber viel Erfahrung und weiterbildende Qualifikationen erforderlich.

Karriereperspektiven & Aufstiegsmöglichkeiten

Weiterbildung

Um es vom einfachen Verwaltungsfachangestellten zum Amtsleiter zu bringen ist ein lebenslanges Lernen erforderlich. Ab einer gewissen Stufe ist eine akademische Bildung in Form des Bachelor- oder Masterabschlusses unverzichtbar. Die guten Möglichkeiten, diese Qualifikation nebenberuflich im Fernstudium zu erwerben, sind dazu sehr hilfreich. Darüber hinaus unterliegt auch die Administration von Ämtern und Unternehmen einer hohen Dynamik. Da du als Sachbearbeiter mit vielen Rechtsthemen befasst bist, musst du dich hier stets informiert halten.

Diese Weiterbildungen werden aber in der Regel vom Unternehmen bzw. der Behörde finanziert. Zusammengefasst ist der Sachbearbeiter ein klassischer Karriere-Job, bei dem du mit Geduld, Beharrlichkeit, Präzision und Zuverlässigkeit besonders weit kommen kannst. Das kann zwischendurch langweilig sein, der Preis eines sicheren, geregelten Job mit interessanten Aufstiegsmöglichkeiten ist dieser Preis aber in jedem Fall wert.

Aufstiegsmöglichkeiten & Karriereperspektiven

In der öffentlichen Verwaltung, also der Beamtenlaufbahn, ist der Karriereweg vom eigenen Einsatz abhängig.

Nach dem Sachbearbeiter kommen die weiterführenden Stationen zum Team-, Referats-, Abteilungs-, Büro-, oder sogar Amtsleiter.

In Unternehmen ist der Karriereweg ähnlich gezeichnet. Beharrlichkeit, Zuverlässigkeit, Netzwerk-Fähigkeiten und natürlich fortlaufende Qualifikation sind hierfür unverzichtbar.