Der Office Manager

Du bist auf der Suche nach einem zu dir passenden Beruf und bist dabei unter anderem über die Bezeichnung «Office Manager» gestolpert? Nun möchtest du wissen, was das für ein Beruf ist, was du in diesem Beruf machst und ob dieser Beruf für dich die richtige Wahl wäre? Dann bist du hier genau richtig.

Wir informieren dich hier über die verschiedenen Berufsbereiche als Office Manager, geben dir einen Ausblick auf die späteren Tätigkeiten und präsentieren dir selbstverständlich auch passende Jobangebote in diesem Bereich.

Häufig gestellte Fragen zum Office Manager

Office Manager: Aufgaben

Als Office Manager muss man in der Lage sein, sich den unterschiedlichsten Aufgaben zu stellen. Der Umfang der Aufgaben und auch die Menge an Verantwortung in dieser Position hängt maßgeblich vom Unternehmen und der Unternehmensstruktur ab. Während manche Office Manager in ihrem Beruf nur über einen kleinen Verantwortungsbereich verfügen und somit sehr spezialisiert arbeiten können, sind manch andere in dieser Position mit einer erheblichen Machtfülle und Entscheidungskompetenz ausgestattet.

Grundsätzlich ist der Office Manager das direkte Bindeglied zwischen der Geschäftsführung und der Belegschaft und in beinahe alle Arbeitsbereiche des Unternehmens eingebunden.

Für den Erfolg als Office Manager spielt also sowohl die Organisationsfähigkeit als auch das Management eine wichtige Rolle. Je besser die Aufgaben erledigt werden und je kompetenter der Office Manager in seinem Beruf ist, umso mehr Verantwortung wird ihm in der Regel übertragen. Mit ausreichender Berufserfahrung kann ein Office Manager problemlos den gesamten Betrieb am Laufen halten und alle Fäden bei sich zusammenlaufen lassen.

Er sitzt bei Mitarbeitergesprächen bei, ist für das interne Konfliktmanagement zuständig und organisiert die Weiterbildungen und Fortbildungen der Mitarbeiter. Zudem werden Veranstaltungen, Messen und Präsentationen ebenfalls vom Office Manager organisiert. In der Regel ist der Office Manager nur noch sehr selten in die direkte Büroarbeit eingebunden, sondern delegiert diese an die entsprechenden Mitarbeiter.

Er behält das große Ganze im Auge und sorgt somit in seinem Arbeitsbereich für perfekte Abläufe und eine klare und eindeutige Kommunikation.

Office Manager: Voraussetzungen

Als Office Manager musst du sehr strukturiert arbeiten, da du oft unter Belastung arbeiten musst. Organisation wird hier groß geschrieben. Genauso solltest du gerne mit Menschen kommunizieren und dich für kaufmännische Zusammenhänge interessieren. Zudem solltest du mehrere Sprachen sprechen können.

Neben dem reinen Interesse spielt selbstverständlich auch die fachliche Qualifikation eine wichtige Rolle. Auf folgende Aspekte solltest du besonderen Wert legen, wenn du deinem Traumberuf Office Manager einen Schritt näher kommen möchtest.

• Erfahrung im Bereich Projektmanagement, Finanzen und Sekretariat
• Kaufmännische Ausbildung
• Mindestens sichere Englischkenntnisse

Office Manager: Ausbildung & Studium

Es gibt keine offizielle Möglichkeit eine Erstausbildung oder ein Studium für diesen Beruf abzuschließen. Es handelt sich um eine Fort- und Weiterbildung zum Office Manager, welche vor der jeweiligen IHK abgelegt werden muss. Um dich für eine solche Weiterbildung zu qualifizieren und im Beruf des Office Managers später erfolgreich zu sein, gehören unter anderem betriebswissenschaftliche Grundkenntnisse zu den absoluten Voraussetzungen.

In der Regel wird eine abgeschlossen kaufmännische Ausbildung oder eine entsprechende Berufserfahrung in diesen Berufen verlangt. Auch mit einer Ausbildung in der Hotellerie oder im Sekretariat kannst du dich zum Office Manager fortbilden lassen.

Mit einem abgeschlossenen Studium der Wirtschaftswissenschaften oder der Betriebswissenschaften kannst du ebenfalls als Office Manager arbeiten. In diesem Fall ist eine Fortbildung allerdings nicht notwendig, da du durch das Studium bereits über das nötige Fachwissen verfügst.

Office Manager: Einstieg

Um in einen bestimmten Berufszweig einzusteigen, gibt es meist drei Möglichkeiten:

Da es sich beim Beruf des Office Managers nicht um einen Ausbildungsberuf handelt, entfällt in der Regel der Einstieg als völliger Berufsanfänger. Im Normalfall hast Du vor dem Einstieg als Office Manager bereits eine Ausbildung absolviert und gegebenenfalls auch schon in Deiner Branche gearbeitet. Aufgrund der vielfältigen Anforderungen an den Office Manager suchen Unternehmen verstärkt nach Mitarbeitern mit Berufserfahrung.

Mit einer passenden Ausbildung oder einem passenden Studium hast Du aber auch als Quereinsteiger in diesem Job eine Chance. Als Office Manager hängt sehr viel von der Persönlichkeit und den eingesetzten Strategien ab, ob der Job erfolgreich bewältigt werden kann.

Wenn Du Deine Chancen am Markt steigern möchtest, solltest Du als Office Manager über folgende Kenntnisse und Erfahrungen verfügen:

• Auslandserfahrung
• Management
• Projektmanagement
• Marketing
• Finanzen und Controlling
• Mitarbeiterführung

Hilfreiche Soft Skills als Office Manager

Auch wenn die fachlichen Kenntnisse und Erfahrungen als Office Manager wichtig sind, es sind vor allem die Soft Skills, welche gute Office Manager auszeichnen. Durch den häufigen Kontakt mit Kunden, Mitarbeitern und Managern ist eine gute Kommunikationsstärke und eine gewisse Durchsetzungsstärke beispielsweise besonders wichtig. Des weiteren solltest Du als Office Manager über folgende Soft Skills verfügen:

• Interkulturelle Kompetenz
• Belastbarkeit und Stressresistenz
• Organisationsfähigkeit
• Durchsetzungsvermögen

•  Empathie
• Unternehmerisches Denken
• Gute analytische Fähigkeiten
• Sicher Englischkenntnisse oder andere Fremdsprachenkenntnisse

Office Manager: Branchen & Bereiche

Als Office Manager bist Du auf keine bestimmte Branche festgelegt, sondern kannst in praktisch allen Unternehmen in ganz Deutschland und auch international arbeiten. Dabei kann sich das Berufsbild abhängig von der Branche durchaus verändern. Da beim Office Management in der Regel alle Fäden eines Unternehmens zusammenlaufen und auch dort alle Informationen gebündelt werden, erhältst Du einen umfassenden Einblick in das Unternehmen.

Grundsätzlich gilt, dass in kleinen Unternehmen der Verantwortungsbereich des Office Managers oftmals stark beschnitten ist, da hier die Führungsetage oftmals nicht gewillt ist, Macht und Verantwortung aus der Hand zu geben. Doch ab einer mittleren Unternehmensgröße kann ein Office Manager in einem Unternehmen erhebliche Verantwortung übernehmen und tagtäglich viele wichtige Entscheidungen treffen oder mit beeinflussen.

Die Branche sollte also nach Möglichkeit zu Dir und Deinen Interessen passen, damit die Einarbeitungszeit möglichst kurz ausfällt. Die große Flexibilität hinsichtlich der Branchen und der Tätigkeitsbereiche macht den Job als Office Manager äußerst flexibel. Wenn Du an keinen Standort gebunden bist, kannst Du beinahe in ganz Deutschland schnell einen Job als Office Manager finden.

Office Manager: Das Gehalt

Das Gehalt als Office Manager ist recht gut und für die Menge an Verantwortung mehr als angemessen. Grundsätzlich spielen bei der Berechnung des Gehalts verschiedene Faktoren eine wichtige Rolle. Zum einen die geografische Lage der Firma. Auch die Größe der Firma muss mit einbezogen werden. Kleine Firmen zahlen oftmals schlechter als große Unternehmen, was allerdings auch an der fehlenden Arbeitsverantwortung und der geringeren Belastung bei der Arbeit liegt.

Im allgemeinen Durchschnitt liegt dein Gehalt als Office Manager zwischen 40.000 und 150.000 CHF pro Jahr brutto. Allerdings gibt es auch hier nach oben hin noch einige Möglichkeiten. Mit steigender Berufserfahrung kannst du in Gehaltsverhandlungen auch deutlich höhere Bezahlungen erreichen, wenn es die Situation des Unternehmens zulässt. Zudem können sich weitere Qualifizierungen ebenfalls monetär bemerkbar machen.

Somit kannst du als Office Manager im Laufe der Zeit auch deutlich mehr Geld verdienen, sodass die Bezahlung der Belastung entspricht. Die Berufserfahrung spielt bei der Höhe des zu erwartenden Gehalts beim Office Manager eine enorm wichtige Rolle. Denn der große Erfolg in diesem Berufszweig lässt sich nur mit Erfahrung erreichen. Dementsprechend begehrt sind erfahrene Office Manager auf dem Markt.

Karriereperspektiven & Aufstiegsmöglichkeiten

Weiterbildung

Weiterbildungen spielen für den Office Manager eine wichtige Rolle. Denn im Optimalfall sollte ein Office Manager unter anderem mit den betriebswirtschaftlichen und kaufmännischen Entwicklungen Schritt halten und über aktuelles Wissen verfügen. Da der Office Manager zudem viel mit Mitarbeitern und Managern zu tun hat, spielen auch menschliche Fertigkeiten wichtige Rollen.

Viele Office Manager entscheiden sich bei den Weiterbildungen vor allem für Schulungen in den Bereichen Personalführung und Konfliktmanagement, um diesen schwierigen Teil des Berufs leichter und effektiver bewältigen zu können. Auch der Bereich Projektmanagement wird von vielen Office Managern als Kernbereich der Arbeit bezeichnet. Dementsprechend häufig werden Weiterbildungen im Bereich des Projektmanagements gebucht.

Grundsätzlich sollte ein Office Manager die beständige Bereitschaft zur Weiterbildung und Fortbildung mit sich bringen und sich beständig um eine Verbesserung der eigenen Leistungen und Skills bemühen. Nur so kann der Office Manager mit seinen vielfältigen Tätigkeitsbereichen auf dem Laufenden bleiben und aktuelle Entwicklungen für das Unternehmen nutzen.

Es gibt allerdings keine dezidierte Weiterbildung für den Beruf des Office Managers, welche in Anspruch genommen werden kann. In der Regel sind es immer Fach-Fortbildungen oder Fach-Weiterbildungen in einem Teilaspekt der Arbeit. Hier können sich die Schwerpunkte abhängig vom Unternehmen selbstverständlich deutlich verändern und unterscheiden.

Aufstiegsmöglichkeiten & Karriereperspektiven

Aufstiegsmöglichkeiten für Office Manager sind eher rar. Allerdings gibt es beispielsweise die Möglichkeit sich in bestimmten Teilbereichen der eigenen Arbeit zu spezialisieren und anschließend in diesen Bereich zu wechseln. Viele Office Managerwechseln beispielsweise später in den Bereich der HR-Managements und der Personalführung.

Zudem ist es häufig so, dass Office Manager im Laufe der Zeit und mit steigender Erfahrung immer mehr Verantwortung in einem Unternehmen übernehmen. Der Aufstieg geschieht somit langsam und kontinuierlich.

Oftmals laufen bei einem Office Manager die verschiedenen Arbeitsbereiche zusammen, sodass er nicht nur viele kleine Bereiche im Unternehmen beeinflussen kann, sondern sogar auf die strategische Ausrichtung eines Unternehmens Einfluss nehmen kann.

Besonders lang im Unternehmen beschäftigte Office Manager werden bei entsprechender Qualifikation zudem häufiger ins obere Management befördert, wo das Wissen um die alltägliche Arbeit und die Fachkenntnisse des Office Managers sehr geschätzt werden.